Leipzig, le 08/06/2022. Aujourd’hui, ALVARA | Digital Solutions apporte une assistance précieuse aux commerces dans le cadre de leur processus de gestion des espèces. En effet, les opérations de préparation, de comptage et de traitement des espèces sont non seulement complexes mais également chronophages et coûteuses pour les commerçants. Ces derniers doivent aussi relever un défi constant de fiabilité de leurs systèmes de protection des espèces par rapport au risque de vol et de fraude. Ainsi, les processus manuels et les classeurs Excel ne sont plus adaptés aux tâches effectuées dans le contexte actuel. Grâce à Retail 360, une solution développée et proposée par ALVARA | Digital Solutions, de nombreux commerces utilisent déjà une application mobile pour gérer leurs coffres forts. Ainsi, ils sont assurés de répondre aux exigences actuelles et futures.
Avec ses fonctionnalités sophistiquées et personnalisables selon les besoins spécifiques de chaque client, la solution permet de rendre le processus de gestion des espèces beaucoup plus efficace. « Les distributeurs peuvent à tout moment visualiser leur chiffre d’affaires et sa répartition en fonction des différents moyens de paiement et caisses grâce à un tableau de bord synthétique », déclare ainsi Steven Schwarznau, Directeur Général d’ALVARA | Digital Solutions en décrivant les avantages de l’application. « Le montant total du coffre, le nombre de colis Safebags en attente de collecte ainsi que le nombre de comptages en attente et le montant des écarts de comptages par jour peuvent également être visualisés instantanément.
Les ventes sont affichées de manière claire, les transactions étant classées par date, point de vente, département, employé, moyen de paiement (carte de crédit, espèces, chèque, bon d’achat, etc.), montant théorique (sur la caisse enregistreuse) ou montant reconnu. « Qu’il s’agisse de pièces, de billets, de devises étrangères, de bons d’achat ou de chèques, nos clients peuvent gérer toutes les transactions en toute clarté. Grâce à un comptage immédiat, les écarts sont mis en évidence instantanément pour chaque employé », explique Steven Schwarznau.
Au niveau de la gestion des stocks d’espèces, Retail 360 permet également de visualiser et de mettre à jour automatiquement ces stocks – par exemple après la préparation des fonds de caisse – et supporte également la gestion des comptages dans les points de vente et la collecte ou la livraison d’espèces par un transporteur de fonds. Pour leurs opérations de reporting, les commerces utilisent les fonctionnalités de rapports personnalisés et d’export de données vers leur logiciel de comptabilité / ERP.
Les données précises concernant les ventes pour chaque moyen de paiement sont intégrées au logiciel de comptabilité. En parallèle, Retail 360 détermine d’où viennent les écarts entre le chiffre d’affaires enregistré sur les caisses (chiffre d’affaires théorique) et le chiffre d’affaires effectivement compté (chiffre d’affaires reconnu). La solution intègre automatiquement les données provenant du logiciel d’encaissement et recueille les résultats des comptages pour des paiements non électroniques tels que les espèces, les chèques et les bons d’achats pour identifier les écarts pour chaque employé. Tous les moyens de paiement non électroniques peuvent être suivis pour assurer une transparence totale au niveau des dépôts et retraits déclarés pour les coffres ainsi que les réceptions d’espèces et paiements.
Ainsi, les commerçants bénéficient de nombreux avantages grâce à Retail 360. La structure de la base de données centrale permet aux utilisateurs d’accéder à des données en temps réel, où qu’ils soient. « Grâce à l’intégration flexible, les solutions logicielles d’ALVARA peuvent également être adaptées aux processus et besoins spécifiques des commerçants », résume Steven Schwarznau. Toutes les transactions en espèces et les mouvements liés dans les coffres sont gérés de manière centralisée, notamment l’intégration des données des caisses enregistreuses, les opérations de comptages, de préparation de colis, le petty cash (petites dépenses), la gestion des stocks classés en devises, l’export de données, et le reporting concernant tous les moyens de paiement. La solution permet d’identifier rapidement les écarts de caisse pour chaque employé et chaque moyen de paiement. Tous les mouvements entrants et sortants et les transactions en espèces sont ainsi parfaitement traçables. De plus, le suivi en temps réel permet d’avoir un aperçu des stocks, du chiffre d’affaires et de l’inventaire dans les coffres des différents points de vente à tout instant.
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