Die Sparkasse Barnim senkt ihren Aufwand für das Münzgeldmanagement mithilfe eines verbundexternen Dienstleisters.
Münzen sind für die Kreditwirtschaft eine teure Angelegenheit. Als Anlaufstelle Nummer eins für den Einzelhandel haben insbesondere Regionalinstitute oft hohe Kosten zu tragen. Prüfen, sortieren, zählen, rollen und lagern von Münzen kostet Geld, und hinzu kommen Protokollprozesse. Aufwände und Nutzen stehen mit Blick auf die Personal- und Ressourcenbindung oft in keinem ökonomischen Verhältnis zueinander.
Vor diesem Problem stand auch die Sparkasse Barnim im Nordosten von Berlin. Das mittelgroße Flächeninstitut mit einer Bilanzsumme von etwa 1,8 Milliarden Euro bewegt und verarbeitet jährlich bis zu 90 Tonnen Münzgeld – mit steigender Tendenz. Daher galt es, den bestehenden Ablauf deutlich zu optimieren, denn schließlich wird jede Münze mindestens zweimal angefasst.
Bisher lief das Münzgeldmanagement bei der Sparkasse Barnim nach klassischem Muster ab: Alle Münzen wurden in den Geschäftsstellen abgeholt, dann zentral geprüft, sortiert, gezählt und gerollt. Der Rollenbedarf musste zurück in die Geschäftsstellen gelangen, der Überschuss zur Bundesbank. Zwar hatte die Sparkasse für diesen Service eine Entgeltregelung, doch wurden die Beträge an den Schalterkassen häufig nicht erhoben, weil das in der komplexen Prozesskette oft zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet hätte. Gleichzeitig gab es im Allgemeinen zu viele Schlupflöcher im System, die es den Kunden ermöglichten, die Münzgebühren zu umgehen.
Vor diesem Hintergrund wurden die produzierten Münzmengen auch eher sporadisch und lückenhaft protokolliert. Ein weiterer enormer Aufwand: In den Geschäftsstellen lagen die Rollen in den Tresoren, die die Mitarbeiter dann häufig öffnen mussten, um die Wünsche der Kunden zu erfüllen. In Summe gab es also eine Reihe von Gründen, das Münzgeldmanagement neu aufzustellen.
Plattformlösung verändert Prozesse und Lieferketten
Die Sparkasse Barnim entschied sich für einen neuen Weg, der aus Sicht des Hauses schnell zum Erfolg führte. Mithilfe der Münzgeldmanagement-Lösung „MünzMarktplatz“ des Leipziger Dienstleisters ALVARA gibt der Kunde seine Münzgeldbestellung über eine Plattform auf. Ein Mitarbeiter der Geldbearbeitung nimmt offene Bestellungen bis 10:30 Uhr an und bereitet die gewünschten Münzpakete transportfertig auf. Diese kann der Kunde im Münzportal auswählen, etwa ein definiertes Kit, einzelne Rollen oder ganze Rollenpakete – vorbehaltlich des entsprechenden Geldeingangs, der Gegenwert und Gebühren umfasst.
Auch die Versandart lässt sich frei definieren: Wünscht der Kunde einen Postversand, erfolgt dieser bis zu einer Transportsumme von unter 500 Euro und einem Gewicht von bis zu 32 Kilogramm via DHL. Möchte der Kunde sein Münzgeld in der Filiale abholen, kommt die Lieferung eines Wertdienstleisters an die Sparkasse infrage. Das gilt vor allem für Lieferungen deren Transportsumme größer als 500 Euro und schwerer als 32 Kilogramm ist. Die Aufbereitung von Münzrollen und Münzpaketen übernimmt die hauseigene Geldbearbeitung zusammen mit dem Wertdienstleister. Dieser holt das vom Kunden in Münzeinzahlgeräten oder Safebags abgegebene Münzgeld von den Sparkassenfilialen ab und bereitet es auf – gemäß der Münzbestellungen über das Portal und den Geldbestellungen von den Filialen.
Die Einführung der neuen Lösung verlief nicht ohne Bedenken und Herausforderungen. Schließlich ist es nie leicht, bestehende Prozesse in einer gänzlich neuen Form zu gestalten. Anfangs gab es beispielsweise Probleme mit der DHL-Schnittstelle, die aber behoben werden konnten. Mittlerweile wächst die Nachfrage nach der Nutzung des MünzMarktplatzes immer weiter und lohnt sich spürbar. Während eine Rolle Bargeld am Schalter ein paar Cent mehr kostet, sind es im Münzportal nur 15 Cent. Damit spart auch der Kunde bares Geld.
Die Kombination aus Recycling und Direktvertrieb mit Überarbeitung der hausindividuellen Gebührenerhebung trug bei der Sparkasse Barnim dazu bei, die verbleibenden Aufwände für das Münzgeldmanagement deutlich zu reduzieren.
Unterm Strich gelang es mit der neuen Lösung, Ineffizienzen beim Bargeldhandling spürbar zu beheben. So ließ sich in der Sparkasse Barnim die Anzahl der mit der Münzverarbeitung und -verbuchung involvierten Instanzen senken – ebenso wie die Münzmengen, die als Überschüsse an die Bundesbank zurückzuführen sind. Dazu trugen vor allem das Recyclingsystem und der Direktvertrieb bei, denn damit ließen sich Lagerprozesse und Geldbestandsverwaltung reduzieren. Von Vorteil sind auch die erweiterten Vertriebs- und Logistikkanäle, etwa durch neue Dienstleistungsbereiche für den beauftragten Wertdienstleister. Nicht zuletzt ermöglicht dies der Sparkasse Barnim, flexibler auf die Nachfrage am Markt zu reagieren und die mit dem Münzgeldmanagement verbundenen Kosten zu minimieren.
Autor Wolfgang Kohl ist als Cashmanager bei der Sparkasse Barnim tätig.
Autor Bernd Hohlfeld ist Vorstand der Alvara Cash Management Group, Leipzig.
– Erschienen am 27. Februar 2019 in der Sparkassenzeitung online –
